La révolution Digital Workplace

Conséquence de l’évolution des usages et de l’émergence de nouvelles technologies (réseau, mobile, cloud, etc.), la digital workplace, héritière de nos bons vieux intranets, se fait une place au soleil, au gré de la transformation numérique des organisations. Elle promet un nouvel environnement de travail centré sur l’utilisateur et porte en elle beaucoup d’espoirs en termes de productivité, de collaboration et de bien-être au travail.

Comment définir la digital workplace ? Si la définition varie d’un spécialiste à l’autre, pour Ahmed Abdelghani, responsable du pôle d’expertise digital workplace d’Umanis, cela correspond à “l’environnement numérique d’un collaborateur au sein de l’entreprise avec plusieurs outils dedans”. Perçue comme une évolution naturelle du poste de travail, la digital workplace comprend, en effet, l’ensemble des technologies (actuelles et à venir) nécessaires pour que les collaborateurs puissent travailler efficacement. Ce qui passe par la disponibilité d’une brique documentaire, d’une messagerie instantanée, la possibilité de créer des groupes de travail, un moteur de recherche, un annuaire, un réseau social interne, des outils collaboratifs et, bien entendu, des applications métier (bureautique, comptabilité-gestion, CRM, etc.). La digital workplace désigne ainsi tous les outils permettant de mieux collaborer, d’échanger de l’information de manière fluide et d’éviter les goulots d’étranglement.

Une solution tout-en-un

Si la grande majorité des organisations utilise déjà certains de ces outils, par souci de cohérence, d’homogénéité et d’adhésion des collaborateurs, il est préférable d’opter pour une solution globale capable de tout agréger. Soit, un véritable poste de travail tout-en-un avec un accès unique et différentes briques technologiques disponibles. C’est aussi par là que passe la transformation digitale des organisations, à l’heure du cloud, des connexions distantes et de la mobilité. “Il faut évoluer vers plus de facilité dans le travail”, souligne Ahmed Abdelghani. Les solutions de digital workplace doivent s’inscrire pleinement dans cette transformation et permettre de travailler plus efficacement, à tout moment et en tout lieu, y compris en mobilité. “Mobile first, cloud first”, claironne d’ailleurs Microsoft depuis plus de trois ans. “Les entreprises ont compris que si elles continuaient à travailler avec des méthodes archaïques (en utilisant uniquement le mail et un serveur pour le stockage, par exemple), elles risquaient de se laisser distancer”, ajoute le digital workplace practice manager d’Umanis.

La conduite du changement

Cette transformation des méthodes de travail passe d’abord par la conviction du management, puis par la formation et l’évangélisation. “Il est important de casser les silos entre directions et équipes, précise le consultant. L’organisation de l’entreprise ne doit pas être trop pyramidale. Pour évoluer, elle a besoin de plus de transversalité et de casser les barrières physiques et organisationnelles”. Faire de la rétention de documents, c’est fini. On est dans la conduite du changement.

La digital workplace pour quoi faire ?

Reste que les solutions disponibles aujourd’hui sur le marché sont tellement riches, que l’utilisateur en a presque trop pour son argent. “La principale préoccupation n’est pas d’installer l’outil, mais qu’il soit utilisé”, indique Ahmed Abdelghani. Pour cela, il est impératif de travailler sur les usages, d’identifier ce que fonctionne moins bien et de changer les méthodes de travail. L’adoption doit se faire progressivement. La digital workplace permet à tous les collaborateurs de parler le même langage et toutes les organisations viennent y chercher la même chose : une plus grande ouverture et du collaboratif. Citrix, Facebook Workplace, Google, IBM, Jalios, Office 365, Slack, Trello, WiMi ou encore Wrike, toutes ces solutions font partie de la digital workplace. Mais inutile de confronter et de comparer ces différents outils : s’ils sont bien en concurrence sur certaines briques fonctionnelles, ils ne le sont absolument pas sur d’autres.

User Experience

En revanche, la multiplication des outils de ce type peut avoir pour conséquence directe une mauvaise “expérience utilisateur”. Ce qui va à l’encontre de la digital workplace. “Le problème, c’est qu’il est impossible de tout faire avec un seul outil”, concède le spécialiste d’Umanis. Aucun outil n’est capable de tout faire. Sans compter qu’à force d’ajouter des fonctions, les plateformes de digital workplace sont de plus en plus compliquées à utiliser.

Le choix d’une solution doit donc se faire en fonction des besoins et de l’usage à adresser.

Attachement et fidélisation

Les avantages à mettre en oeuvre la digital workplace sont pourtant multiples. Cela permet notamment d’attirer et de retenir les talents. En effet, selon une étude Deloitte, les stratégies de digital workplace contribuent clairement à fidéliser les collaborateurs. Leur niveau de satisfaction serait même corrélé à la part de travail effectuée en mode collaboratif. 64 % des collaborateurs seraient même prêts à opter pour un travail moins bien payé, s’ils pouvaient faire du télétravail…

La technologie au coeur des stratégies de digital workplace

La mise en place de solutions bureautiques dans le cloud peut aussi permettre de diminuer les coûts en réduisant de manière ciblée le nombre de licences sur les postes. Il est aussi question de hausse de la productivité. En effet, la collaboration sociale au sein de l’entreprise est un facteur d’enrichissement et d’accélération des processus standards de l’entreprise. Réduction du temps de traitement, meilleure efficacité, meilleur partage des connaissances, meilleure implication des équipes, la digital workplace n’a finalement que du bon. Et ce, même si la technologie n’est pas le point central de cette stratégie, mais un simple “facilitateur”.

La culture d’entreprise

La culture d’entreprise, principal obstacle au déploiement de la digital workplace ? Malgré ces bienfaits, le “Digital workplace report : transforming your business” publié par Dimension Data révèle que 60 % des entreprises européennes n’ont toujours pas défini de stratégie claire sur le déploiement des nouvelles technologies sur le lieu de travail et la création d’une digital workplace. « Bien souvent, la technologie et la culture d’entreprise inhibent l’évolution des habitudes de travail au lieu de les encourager », note d’ailleurs Krista Brown, vice-présidente en charge de l’informatique des utilisateurs finaux chez Dimension Data. Les participants à l’étude indiquent que la principale barrière à une adoption réussie de nouvelles habitudes de travail réside dans les technologies d’information et de communication mises en place, ainsi que dans des problématiques d’ordre organisationnel. “La complexité de l’infrastructure informatique existante peut, en effet, constituer une entrave majeure à la mise en œuvre de nouveaux outils de collaboration et de productivité, qui sont pourtant essentiels à la flexibilité du travail, ajoute Krista Brown. Les transformations sont réussies lorsque le service informatique travaille main dans la main avec les différents chefs de service”.

La digital workplace ne se résume donc pas à une simple réorganisation du travail. Il s’agit d’un véritable projet d’entreprise. D’abord parce que le bureau physique évolue, que les espaces de travail deviennent plus ouverts et que les usages se modifient en profondeur. Ensuite, parce que la digital workplace a tendance à gommer la frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Il convient dès lors de fixer des règles.

Pour approfondir, venez assister à Technolex 2018
Atelier n° 3, le mercredi 28 novembre 2018 matin.

Par Eric Le Ven, journaliste Archimag

Photo : Crédit : DR

Hôpitaux : la dématérialisation en ordre dispersé

Entretien avec Caroline Buscal, consultante experte spécialiste de la gouvernance de l’information chez Serda Conseil, sur la dématérialisation des hôpitaux français. Caroline Buscal animera l’Atelier Santé lors de l’édition 2018 de Technolex 2018.

Où en sont les hôpitaux français dans le domaine de la dématérialisation ?

À ce jour, on note deux grands axes d’entrée dans la dématérialisation. Le premier est un axe administratif qui recouvre la chaîne de facturation financière à travers le protocole PESV2, la recherche d’économie, la rationalisation et la réduction des délais de remboursement. La majorité des hôpitaux s’est engagée sur cet axe et est en passe de parvenir à de bons résultats.

Le deuxième axe d’entrée concerne l’archivage médical et notamment le dossier du patient dans toute sa complexité : résultats de laboratoire, radiographies, documents par spécialités médicales, correspondance… Cet axe est moins avancé que le premier. Mais c’est aussi celui qui est identifié comme étant le plus à même de créer de la valeur ajoutée.

Les hôpitaux doivent-ils gérer un double flux de documents papier et de documents nativement numériques ?

En effet. Le flux de documents papier est produit, entre autres, par le patient qui vient à l’hôpital avec des documents physiques comme une lettre de médecin ou des résultats d’examen. Dans le même temps, le DPI (dossier patient informatique) contient de nombreuses informations numériques : dossiers de radiographies, résultats de laboratoires, passages du patient… La difficulté est d’associer ces deux flux. Les établissements hospitaliers ont des difficultés à créer un tout cohérent et accessible à partir de différents ensembles d’informations.

Quels sont les métiers les plus impactés par la dématérialisation ?

Les informaticiens et les archivistes sont certes impactés par la dématérialisation, mais, au final, la population la plus impactée est celle des équipes soignantes (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes…) ainsi que les secrétariats médicaux. Le secrétariat médical est en effet souvent au cœur de l’articulation entre les équipes soignantes et les archivistes. De plus, ce sont les secrétaires médicales qui doivent numériser les documents physiques apportés par les patients.

Imaginez un important CHU (centre hospitalier universitaire) de Strasbourg, Bordeaux ou Lille : ce sont près de 650 personnes qui sont impactées par la dématérialisation ! Cela implique un vrai changement dans les pratiques quotidiennes des équipes de santé.

Y a-t-il une injonction du ministère de la Santé pour inciter les hôpitaux à la dématérialisation ?

L’Anap (Agence nationale d’appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux) donne des orientations et fournit des bonnes pratiques. Il y a donc une volonté institutionnelle d’aller dans ce sens. Mais, dans la réalité, chaque situation est particulière. Je suis frappée de constater que les hôpitaux s’observent beaucoup les uns les autres afin de comparer leurs pratiques et partager leurs expériences. Ce partage d’expérience est une réaction plutôt saine.

Quelle est la législation en matière d’archives médicales ?

Cette législation est bicéphale. Elle relève d’abord du Code du patrimoine et des agréments délivrés par le ministère de la Culture. Elle relève ensuite de la législation spécifique du domaine de la santé et du Code de la santé publique. Ce dernier décrit très précisément ce que le dossier médical doit contenir. Il fournit une ossature a minima des éléments composant le dossier médical. Il n’est pas possible d’inventer une façon de traiter l’information totalement différenciée d’un hôpital à l’autre.

Il existe également le fameux décret du 4 janvier 2006 sur l’hébergement des données de santé. Ce document a fait couler beaucoup d’encre chez les archivistes et dans les hôpitaux puisque l’un de ses articles a révisé la durée de conservation du dossier médical. Cette durée de conservation a été harmonisée et fixée à 20 ans à la date du dernier passage du patient. Auparavant, cette durée de conservation était extrêmement diversifiée et dépendait des pathologies ! Mais comment évaluer le dernier passage du patient ? S’agit-il du dernier passage en consultation ? S’agit-il du dernier passage en hospitalisation ? Aujourd’hui, il existe une vraie difficulté dans la traçabilité. L’ossature à 20 ans interroge un certain nombre d’établissements hospitaliers qui trouvent ce délai globalement court. D’autant plus qu’il existe une obligation d’obtenir l’accord de la commission médicale d’établissement avant de détruire un dossier médical. Il faut donc une double autorisation : celle des médecins et celles des archives publiques. À ce stade, les archives départementales peuvent recommander un versement aux archives définitives d’un échantillon de dossiers. La mise en œuvre de la législation est donc complexe.

Les fonctions archivage et documentaires des solutions actuelles sont-elles bien assurées ?

Le dossier médical du patient sera de plus en plus numérique et composé de fichiers nativement numériques. Nous allons donc nous retrouver avec des systèmes d’information qui ressembleront à un assemblage de briques. La première brique est composée du DPI qui est l’outil gérant tous les passages du patient. Mais cet outil ne dispose pas de fonctions d’ECM, de Ged et d’archivage électronique. Il s’agit plutôt d’une base de données extrêmement sécurisée, très structurée en termes d’accès et qui respecte les règles du secret médical. Cet outil n’a pas vocation à avoir des fonctions documentaires. Les fonctions de recherche et d’archivage électronique à valeur probante ne se trouvent clairement pas dans ces outils.

Soit il faut enrichir les outils existants, ce qui ne semble pas être l’axe privilégié par les éditeurs de logiciels. Soit il faut ajouter à cet outil une brique d’ECM dotée d’importantes fonctions de stockage. À cet égard, on voit des acteurs comme Hitachi se pencher sur le sujet. Cet ajout entraînera de nombreuses améliorations : archivage à valeur probante, fonctions de cycle de vie du document, fonctions de records management, fonctions de recherche…

Pour approfondir le sujet, venez assister à Technolex 2018
Atelier n° 4, le mercredi 28 novembre 2018 matin.

E-administration : l’Etat innove

L’État pousse de plus en plus loin la modernisation de son administration. Au-delà de la dématérialisation, les projets sont nombreux, déjà lancés pour certains, et avec une montée en puissance par étapes. L’objectif est d’atteindre 100 % de services publics dématérialisés d’ici 2022, un calendrier très serré. Pour relever le défi, il fallait que l’administration adapte sa façon de travailler. La direction interministérielle du numérique et du système d’information et de communication (Dinsic) donne le ton et diffuse méthodes et outils. Approche start-up et intrapreunariat sont aussi à l’œuvre. Des applications cartonnent !

Emmanuel Macron s’est fixé un objectif : 100 % des services publics devront être dématérialisés à l’horizon 2022. Un pari audacieux qui ne sera pas facile à tenir. À ce jour, 80 % des démarches administratives sont encore réalisées sur papier ! « Les usagers perdent du temps à remplir et envoyer des formulaires et doivent souvent fournir à l’administration des informations dont elle dispose déjà », reconnaît-on au secrétariat d’État en charge du Numérique ; de leur côté, « les agents perdent du temps à ressaisir les mêmes informations, à corriger les erreurs, et font face aux piles de papier qui s’entassent ». On mesure alors le chemin qu’il reste à parcourir pour parvenir à l’ambition du président de la République.

Pour autant, il existe des raisons d’être optimiste, car le chantier de l’e-administration avance. Du côté de l’État et des collectivités, les réalisations se multiplient dans quasiment tous les domaines (santé, enseignement, emploi…) ; du côté des citoyens, la migration vers le numérique est une réalité. En 2017, deux Français sur trois (67 %) ont déjà réalisé une démarche administrative en ligne (contre 22 % en 2005). Ce taux atteint même les 90 % chez les diplômés du supérieur ou les 25-39 ans. Ces chiffres doivent cependant être analysés avec prudence, car des catégories de citoyens restent en dehors du tout numérique (voir encadré).

Comment économiser 100 millions d’euros ?

Six mois après le lancement du projet « Action publique 2022 » par Édouard Philippe, où en sont « les services publics performants et efficaces » voulus par le Premier ministre ? Un nouveau service en ligne dédié à la dématérialisation des démarches vient d’être mis à disposition des acteurs publics (administrations d’État, collectivités territoriales, établissements publics…). Baptisé Demarches-simplifiees.fr, ce kit de développement rapide de services en ligne permet de dématérialiser les démarches encore gérées sur papier. Il se présente sous la forme d’une application en ligne prête à l’emploi et est connecté à de nombreux services de « l’État plateforme » : France Connect, API Entreprise, API Géo et BAN.

Grâce à ce nouvel outil, 500 nouvelles démarches administratives devraient être accessibles en ligne dès cette année.

Au secrétariat d’État du Numérique, on fait valoir que le kit Demarches-simplifiees.fr va permettre d’amortir considérablement le coût du passage à l’e-administration : « Dématérialiser une démarche peut coûter quelque 100 000 euros. Ainsi, développer 1 000 démarches sans avoir recours à Demarches-simplifiees.fr coûterait à l’État et au contribuable 100 millions d’euros ».

Au mois d’avril 2018, l’outil comptait 288 administrations partenaires : ministère de la Transition écologique, région Île-de-France, préfecture de la région Rhône-Alpes…

« Dites-le-nous une fois ! »

Une autre application, à destination directe des usagers celle-ci, poursuit son déploiement rapide : France Connect. Ce bouton qui apparaît sur de nombreux sites du service public permet de s’identifier une fois pour toutes. « Plus besoin de mémoriser de multiples identifiants et mots de passe » expliquent les auteurs du projet France Connect. Au mois de mars 2018, ce service était utilisé par 3,7 millions de personnes.

Au-delà de ce bouton d’accès unique, France Connect proposera bientôt un tableau de bord des services publics en ligne. Tout citoyen pourra y déposer un avis et évaluer la qualité de service. Ce tableau de bord sera lancé d’ici le 30 juin 2018.

Quant à France Connect Plateforme, il s’agit d’un système d’échange sécurisé de données entre administrations. Objectif : les administrations s’échangeront directement les informations et pièces justificatives (une attestation fiscale par exemple) sans avoir à les redemander aux usagers. À la Dinsic, qui pilote ces projets, on souhaite ainsi promouvoir le principe du « dites-le nous une fois » et faciliter les relations toujours passionnelles entre les Français et leur administration.

Un calendrier très serré d’ici 2022

Malgré ces réalisations et les nombreux projets en cours, l’objectif d’atteindre 100 % de dématérialisation des services publics en 2022 n’est pas tenable. C’est d’ailleurs ce que sous-entend le programme Action publique 2 022 qui préfère évoquer un objectif plus raisonnable : « Tendre vers 100 % de démarches administratives numérisées à l’horizon 2022 ». La nuance est importante. Le calendrier est en effet très serré et les administrations devront résoudre un problème délicat : que faire des milliers d’applications métier qui se sont accumulées depuis une trentaine d’années ?

Dans un courrier envoyé aux membres du gouvernement, Edouard Philippe a demandé à chaque ministre de présenter « un plan de transformation ministériel pour arbitrage ». Ces plans seront communiqués en conseil des ministres dans les semaines qui viennent.

Pour approfondir, venez assister à Technolex 2018
Atelier n° 6, le mercredi 28 novembre 2018 matin.

Par Bruno Texier, Journaliste Archimag

Les données, nouvel eldorado ?

L’explosion quantitativement phénoménale du Big data ouvre une véritable mine d’or pour tous les acteurs ayant accès d’une manière ou d’une autre aux données ainsi collectées et stockées. Se pose alors la question du statut des données : à qui appartiennent celles qui sont collectées, conservées, transférées, modifiées ou interprétées par une multitude d’acteurs ?

Quant à ces données traitées, comparées et « transformées », appartiennent-elles à celui qui a réalisé la comparaison ou deviennent-elles la propriété de ceux qui ont produit ou fourni les données qui ont été à la base de cette comparaison ? Et surtout, les internautes peuvent-ils se les réapproprier ?

Se réapproprier ses données

Sont-elles des éléments susceptibles de faire l’objet d’un commerce ? Si oui, quels sont les règles juridiques qui régissent la commercialisation de ces données ?

Voilà quelques-unes des très nombreuses questions que soulève le statut juridique de la donnée, à quelques mois de l’entrée en vigueur du RGPD qui marque un tournant majeur dans la régulation des données personnelles et va imposer aux entreprises d’assumer leur pleine et entière responsabilité sur les données qu’elles traitent.

Les Français préoccupés par l’utilisation de leurs données personnelles

Un récent rapport du CSA démontre que de plus en plus de Français s’interrogent sur l’utilisation faite et de leurs données personnelles.

Dans son enquête menée en 2017 intitulée “les Français et la protection de leurs données personnelles”, le CSA (Consumer Science Analytics) souligne “une sensibilisation accrue des Français au sujet de leur données personnelles.” Ainsi, en 2017 “85% des Français se disent préoccupés par la protection de leurs données personnelles en général”, en 2014, ils n’étaient que 81%. Autre révélation importante, les jeunes (18-24 ans) sont de plus en plus attentifs à la protection de leur données puisqu’ils sont 93% à avoir déclaré se sentir “préoccupés par la protection de leurs données en ligne, dont 43% d’entre eux se disent très préoccupés.”

Cette préoccupation se traduit même dans les comportements, puisque “86% des Français utilisent un mot de passe pour leur ordinateur professionnel (+8 pts vs 2014), 76% pour leur ordinateur personnel (+7 pts), 73% pour leur téléphone mobile (+ 9 pts), 61% pour leur tablette tactile (+10 pts).”

Les plus jeunes davantage sensibles à leur e-réputation

Les Français sont aussi de plus plus nombreux à faire attention à leur ‘e-réputation’ puisque 33% d’entre eux ont déjà tenté d’effacer des données les concernant sur internet. Ce souci de e-réputation est davantage présent chez les jeunes, “près de 75% des 18-24 ans déclarent rechercher régulièrement sur le net des informations associées à leurs nom et prénom.”

61% des jeunes ont d’ailleurs déjà tenté d’effacer des données indésirables les concernant sur le web. Le rapport décèle aussi quelques mauvaises pratiques en augmentation : “la grande majorité des Français (74%) utilise un seul et même mot de passe pour ses comptes et espaces en ligne, une pratique en augmentation (+5 pts vs 2014).”

Enfin, les Français font davantage confiance aux banques (53%) pour protéger leurs données qu’aux réseaux sociaux qui ne récoltent que 10% de leur confiance.

donnée, à quelques mois de l’entrée en vigueur du RGPD qui marque un tournant majeur dans la régulation des données personnelles et va imposer aux entreprises d’assumer leur pleine et entière responsabilité sur les données qu’elles traitent.

L’Internet est un lieu de liberté mais pas de non-droit

Les réseaux sociaux, la course à l’information, le déballage médiatique, autant de critères du nouveau monde 2.0, qui mettent à mal notre E-réputation. La société Net Wash a créé un outil dédié aux avocats, outil d’aide à la réhabilitation de l’image de leur clients dénigrés.

Stéphane Alaux, directeur commercial chez Net Wash, l’a bien compris : « Une affaire n’est jamais gagnée à 100% tant qu’elle reste visible sur le net ».

Le droit à l’oubli est destiné à permettre de demander la suppression partielle ou complète de résultats de recherche sur internet jugés inappropriés.
Dans les faits, 99 % des personnes dénigrées sur la toile, le restent, y compris après avoir été judiciairement restituées dans leur honneur.

Net Wash, société spécialisée dans la protection de l’image de marque digitale, a développé une gamme de services allant de la prévention au « nettoyage » , solutions de suppression de mauvaise réputation sur Google ou autres médias digitaux.

Net Wash, partenaire privilégié de l’avocat, présent lors de la dernière Convention nationale des avocats, a créé un outil spécifique pour la profession d’avocat grâce à trois experts qui répondent au quotidien à toutes leurs questions.

Un service pertinent auquel tout avocat peut avoir recours pour répondre à la demande de son client.

https://www.net-wash.fr/experts-e-reputation-netwash/avocat-e-reputation-lyon-paris-geneve/

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