La fin du document ?

Par Pierre Fuzeau, Coprésident du Groupe Serda-Archimag, Ancien président de l’Afnor CN 46

Aujourd’hui, on parle de data ou de métadonnées plus que de documents. En outre, avec le travail collaboratif, on a affaire à plusieurs auteurs et de multiples versions. Dès lors, est-ce la fin du document ? Un expert donne son point de vue, en introduisant les notions de traces, de conservation et de gouvernance. Que dit-on du document aux étudiants ? Une professeure à l’INTD-Cnam répond. Ged à l’usage des documentalistes et éditique : les éditeurs parlent-ils encore de document ? Vers quoi font-ils évoluer leurs solutions ? Dans un monde digital, un nouveau portrait du document se dessine.

Le document fait aujourd’hui l’objet de deux types d’attente, non exclusif l’un de l’autre :
– d’une part, il se doit d’être fiable, authentique, intègre, utilisable et donc digne de confiance ;
– d’autre part, il est source de réutilisation, complète ou en partie, de rebond pour enrichir la connaissance, d’intermédiation entre plusieurs champs de compétences ou de connaissances, etc. ; il fournit les informations nécessaires aux traitements via ou non des algorithmes d’intelligence artificielle. Il faut donc que les données soient indexables, recherchables, extractibles et récupérables.

Pas de document sans plateforme

De fait, lorsque l’on parle de document intelligent, on pense d’abord au document collaboratif. Son cadre est celui d’une plateforme ou d’un espace collaboratif, par exemple Microsoft Office 365 ou G Suite de Google via aujourd’hui du Googlebook, où l’utilisateur agglomère remarques, suggestions, commentaires, propositions, validations et contributions pour concevoir un contenu qui a du sens dans un format. Le journal – historisation – devient alors le pivot qui contribue à donner du sens au document et à son contenu. Envisager le document sans sa plateforme devient donc compliqué ou réducteur, voire parfois impossible !

Des faisceaux de données

Mais une zone de flou apparaît entre ce que l’on appelait avant le document original et une copie. La frontière entre les deux semble maintenant flexible, voire inexistante. Cela nous mène à des notions de convergence ou de faisceau de fiabilité. Un document “autoporteur”, par exemple un original papier, n’est plus suffisant. Un document disposant et mettant en jeu des faisceaux de données devient nécessaire pour concourir à la confiance souhaitée.
Ainsi, le document intelligent est constitué d’un ensemble de données et est surtout associé à un ensemble de métadonnées, par exemple, une signature électronique avec un certificat permettant de vérifier l’engagement ou le consentement du signataire, des données de connexion, d’IP, d’accès, d’utilisation, avec horodatage, enregistrées dans les journaux des serveurs…

Multitude de métadonnées à maintenir

Ce n’est donc plus le document qui est essentiel, mais bien la multitude de métadonnées qu’il est nécessaire de maintenir autour de lui ou de la donnée pour que l’utilisateur puisse accéder, faire valoir ses droits, protéger sa vie personnelle (comme par exemple ses données personnelles qui devraient être anonymisées ou pseudonymisées selon le type de demande, le besoin poursuivi et le moment).

Hybridation papier et numérique

Nous assistons à une hybridation, à une liaison entre les documents papier et le numérique. Par exemple, telle affiche dans le métro comporte un QR code, des formulaires papier contiennent un code barres destiné au traitement automatique dès leur retour en tant que documents ou données réentrantes, etc. Cela répond à des usages par des générations différentes de mêmes données, à des recherches de gains économiques (éviter les ressaisies) et aussi au souhait de faciliter l’expérience utilisateur.

Ere de la trace

Mais que faire quand on dispose d’une gestion électronique de documents (Ged) et que l’on doit encore gérer des documents papier originaux ? L’hybridation reste d’une gestion encore assez complexe. L’enjeu devient : faut-il encore investir dans l’hybride ou plutôt attendre la résorption du support physique ?
Le besoin fonctionnel et technique pour le document devient en conséquence le besoin de préserver la création, la maintenance et la conservation des métadonnées de toute nature. Il s’agit donc bien maintenant de gérer des big data, car nous sommes entrés dans l’ère de la trace. Du coup, la trace n’est-elle pas parfois à préserver en priorité, et avant même le document lui-même ?

Gouvernance de l’information électronique

Le document intelligent s’inscrit naturellement dans une logique de gouvernance de l’information, sujet central obligatoire dès lors qu’on parle de données produites ou reçues par un particulier ou une organisation publique ou privée. Ici, on doit répondre à de nombreuses questions pour construire le cadre général de confiance autour de la donnée, du document et des métadonnées convergentes.
Cette gouvernance ne peut plus être gérée ou mise en place par les mêmes profils qu’auparavant : les data protection officers (DPO), anciennement ou correspondants informatique et libertés (Cil), les archivistes électroniques, les records managers, les gouverneurs de données, les gouverneurs de métadonnées, les blockchainers, etc. sont encore plus à même de gérer ces documents intelligents.

Un préalable de la gestion documentaire

Soulignons enfin le fait que les bonnes pratiques de la gouvernance des données et celles de la production des documents intelligents ont un impact réducteur immédiat et direct sur la production et l’archivage des documents stricto sensu au bénéfice du traitement des métadonnées et autres traces produites. L’intelligence de plus en plus riche des documents a pour conséquence que la gouvernance des traces, métadonnées et données est un préalable de la gestion documentaire d’aujourd’hui.

Pour approfondir, venez assister à Technolex 2018
Atelier n° 6, le mercredi 28 novembre 2018 matin.

Ce qu’il faut attendre de l’Intelligence Artificielle

Dans le domaine de l’intelligence artificielle, règne la confusion entre les fantasmes de science-fiction, la réalité scientifique, les annonces grandiloquentes et les informations déformées. Portée par les géants du numérique et par des centaines de start-up, cette révolution est en train de transformer l’économie toute entière et promet de régler des problèmes concrets.

11 milliards de dollars

C’est ce que devrait peser le marché l’intelligence artificielle en 2024 selon BPI France. Les investissements dans la recherche sur le sujet sont énormes, surtout en Chine (plus 5 milliards de dollars y ont été consacrés en 2016), aux Etats-Unis (4 milliards de dollars) et en Corée du Sud (860 millions de dollars). Plus de 950 start-up dans le monde oeuvrent dans ce domaine, dont près de 500 aux Etats-Unis.

La France, terreau fertile de l’IA

En France, certains acteurs sont déjà incontournables dont Snips (interface vocale), Jam (chatbot), Sinequa (recherche cognitive et analytics), Up, Ysance Stores (solution de marketing contextuel), Wit.AI (chatbot et voicebot), Regaind (traitement des images via l’IA), Tellmeplus (éditeur de logiciel d’IA appliqué au big data), Craft.AI (AI as a service pour différents secteurs d’activités), Wiidii (assistant personnel hybride), Julie Desk (assistance virtuelle à la prise de rendez-vous) ou encore Antidot, Start Me Up et bien d’autres.

Des usages à créer

Poussée par des géants comme IBM, Google et Microsoft, et par cette impressionnante armada de start-up, l’intelligence artificielle est un domaine d’une grande richesse, où la majorité des usages reste cependant à créer. Ce vaste domaine comprend plusieurs catégories d’IA :

. le machine learning et le deep learning. Autrement dit, des algorithmes qui agissent en fonction de ce qu’on leur apprend et des données qu’ils ingurgitent. Pour éviter de se perdre dans les dédales des bases de données, il existe de nouvelles plateformes comme Hadoop et Spark qui permettent d’automatiser le traitement des données et d’aider à la prise de décision. Avec le machine learning, ces plateformes iront encore plus loin : elles apprendront à partir des données et seront capables d’accélérer l’analyse et la prise de décision. Elles pourront s’adapter au comportement du marché, anticiper les tendances, intensifier les flux d’affaires et améliorer en permanence les performances de la donnée.

En attendant, le machine learning se limite à la génération de modèles prédictifs et de plateformes capables d’analyser les données comportementales. Certains organismes financiers, par exemple, l’utilisent pour détecter les fraudes ; des commerçants et des détaillants pour identifier les meilleures pistes commerciales, etc. Le champ des applications est vaste.

. l’analyse de données non structurées. Jusqu’à présent, la quasi-totalité des données analysées étaient des données structurées, capturées et stockées dans une base de données. Or aujourd’hui, ces données structurées ne représentent plus que 20 % de l’information, les 80 % restant étant constitués de données non structurées. L’analyse des données non structurées va donc logiquement prendre de plus en plus d’importance au cours des années à venir. Par sa capacité d’automatiser les traitements, l’AI va aider à libérer le potentiel de ces données.

. le traitement naturel du langage et la reconnaissance vocale. Certains algorithmes sont aujourd’hui capables d’analyser le langage humain et de le convertir en texte numérique compréhensible et éditable. D’autres peuvent comprendre la voix humaine et interpréter les actions demandées. Ce qui permet d’envisager désormais sérieusement la dictée vocale comme une alternative à la saisie de texte au clavier, mais aussi de piloter différents dispositifs à la voix : son ordinateur par exemple, mais aussi son smartphone, sa smart TV ou son enceinte connectée. Les interfaces conversationnelles arrivent.

. la reconnaissance d’image. Elle permet aux éditeurs de solutions de DAM (digital asset management) notamment de mieux identifier les images stockées sur leur plateforme, de repérer les éléments qui les composent (objets, décors, personnes, visages, thématique principal, orientation, émotion sur les visages, etc.), la couleur dominante et ainsi permettre aux utilisateurs de trouver plus facilement ce qu’ils recherchent.

. le contrôle gestuel. Il est essentiellement utilisé dans l’électronique grand public pour le pilotage des téléviseurs connectés et dans les jeux vidéo pour proposer une expérience différente aux utilisateurs et rendre certains jeux plus ludiques. Il n’est pas interdit de penser que le contrôle gestuel remplacera sous peu le pilotage tactile. Il suffira de reproduire les mêmes gestes, mais sans avoir à toucher l’écran.

. les assistants virtuels. L’un des exemples les plus parlant est évidemment Siri, développé par Apple, qui utilise à la fois la reconnaissance vocale et textuelle pour rendre facile et ludique la gestion de votre agenda, de vos messageries et de vos informations. Siri peut par exemple détecter une date et un horaire inclus dans un message pour déclencher dans l’agenda la planification d’une réunion. Ce qui était autrefois de la science-fiction est aujourd’hui devenu une réalité.

. les chatbots. Il s’agit d’une autre classe d’assistants virtuels. Ceux-ci permettent d’automatiser l’accueil des clients en ligne et les processus d’assistance, pour peu que les questions posées soient simples. Les chatbots n’apprennent et ne savent utiliser que ce que vous leur enseignez. Ils devraient cependant révolutionner l’interaction entre l’humain et la machine.

. les smart robots. Les robots sont aujourd’hui capables de détecter ce qui les entoure, de comprendre leur environnement et d’enclencher des actions adaptées. Les plus avancés sont même capables de réagir aux émotions humaines et, par exemple, de repérer un utilisateur perdu dans un aéroport ou un magasin et de lui indiquer le bon chemin. Là encore, le champ des applications est vaste et l’avenir s’annonce radieux pour les robots, qu’ils soient “compagnons”, “travailleurs”, “éducatifs” ou autres.

. l’automatisation des processus manuels. L’automatisation du travail a toujours été associée à la technologie. Aujourd’hui, les robots enregistrent les réservations et les commandes, ils travaillent aux côtés des hommes quand ils ne se substituent pas à eux. Ainsi, après le travail physique remplacé par les machines automatisées de l’ère industrielle, l’intelligence artificielle est sur le point d’automatiser les processus cognitifs des routines. Cette évolution est d’autant plus intéressante que les robots ont une capacité de travail illimitée, sans pause café, sans week-end, ni congés.

. les moteurs de recommandation et les filtres collaboratifs. Ils sont intégrés à des plateformes capables de prédire les préférences des consommateurs et leur intérêt pour certaines offres (c’est déjà le cas pour les films et les séries dans les offres TV, mais aussi pour les restaurants, la mode ou les voyages dans le e-commerce), et ainsi fournir des recommandations personnalisées. Les plateformes de streaming musical, comme Spotify, les utilisent déjà pour proposer chaque semaine des playlists adaptées à chaque utilisateur, en fonction de ses écoutes de la semaine précédente.

. l’informatique contextuelle. On entre ici dans l’univers de l’IoT (l’internet des objets), de la domotique et de la smart city ou “ville intelligente”, avec des équipements capables de s’adapter à leur environnement, aux conditions climatiques, à l’heure du jour et de la nuit, à la température extérieure, etc. Par exemple, un système d’éclairage s’allume automatiquement lorsque la nuit tombe et ajuste l’intensité à la luminosité ambiante. Le modèle est déclinable à l’envi pour toutes les sources d’énergie (électricité, gaz), pour la consommation d’eau, mais aussi pour les transports avec, par exemple, des régulations de trafic qui deviendront automatiques ou des changements d’itinéraires proposés en fonction de la météo et de la circulation.

. la traduction instantanée. Certains logiciels sont aujourd’hui capables de reconnaître la voix humaine et de traduire automatiquement et instantanément les propos dans certaines langues. Citons par exemple Deepl. Quelques-uns peuvent même le faire en temps réel, sur des webinaires ou des messageries instantanées.

. la reconnaissance automatique du contenu vidéo. Certaines plateformes sont aujourd’hui capables de comparer des vidéos, de repérer les similitudes, d’identifier leurs caractéristiques propres et ainsi de faire respecter les droits d’auteur.

Par Eric Le Ven, Journaliste

Pour approfondir, venez assister à Technolex 2018
Atelier n° 3, le mercredi 28 novembre 2018 au matin

Technolex 2018 : le procès fictif d’un robot logiciel

Dans le cadre de l’édition 2018 de Technolex qui se tiendra le 28 novembre prochain, se tiendra le procès fictif d’un robot

Après deux premières éditions couronnées de succès, la 3ème édition de Technolex, rencontre dédiée aux enjeux couplés de la technologie et du droit organisée par le Groupe Serda Archimag avec la coopération scientifique du cabinet Lexing Alain Bensoussan Avocats, se déroulera au Collège des Bernardins le mercredi 28 novembre 2018.

Un rendez-vous incontournable pour les entrepreneurs, professionnels et acteurs des secteurs du numérique et du droit.

Technolex

Technolex : opportunités et nouvelles règles du jeu

Le développement exponentiel des activités robotiques, du big data, des algorithmes et de l’intelligence artificielle est porteuse d’opportunités de progrès et d’amélioration des conditions de vie sans précédent : santé, éducation, sécurité, transports, développement durable, etc.

A condition de réussir à encadrer au plan juridique et éthique cette révolution technologique qui offre par ailleurs des perspectives sans précédent en termes de créativité et de business development aux entreprises innovantes qui réussiront à négocier ce virage digital et tirer pleinement parti des avancées les plus disruptives.

Autant de questions au programme de la 3ème édition de Technolex.

Format des Rencontres : 6 ateliers, 2 séances plénières, 1 Tribunal, 7h de formation et plus de 30 intervenants.

Procès fictif : juger les robots

De 16h15 à 17h30 sera organisé un procès fictif : « Juger les robots (Auditorium) »

Sous l’ère des algorithmes et de l’IA, tout devient « intelligent » : les villes comme les objets, les voitures comme les vêtements, les machines comme les contrats. Les prétoires n’y échappent pas, l’une des déclinaisons les plus médiatisées de ce phénomène résidant dans les outils prédictifs, annoncés comme la prochaine révolution du monde judiciaire. Mais le jour à marquer d’une pierre blanche sera celui où viendra le premier procès un robot, qu’il soit physique ou logiciel. Dans le cadre de Technolex 2018, Alain Bensoussan, qui propose de créer une « personnalité robot » à l’image de la personnalité morale des entreprises, a organisé le procès fictif d’un système robotique. Qui sera responsable ? L’utilisateur, personne physique ? Le constructeur ? Le logiciel ? Le codeur ? Les capteurs ? Une chose est sûre : en la matière, c’est aujourd’hui demain.

Procès fictif : le synopsis

Accusés : R1 et R2, robots policiers spécialisés dans l’encadrement et la surveillance des manifestations.

Les faits:  Le 4 juillet 2028, les deux robots encadrent une manifestation sociale pacifique.

Ils repèrent dans la foule un individu particulier.

Grâce à la reconnaissance faciale, ils l’identifient et se rendent compte qu’il est fiché S.

Leur algorithme détecte un accoutrement étrange : veste et capuche alors qu’il fait chaud, sac à dos, gonflements étranges au niveau de la ceinture.

L’individu, à 14h37 et 12 secondes, est pris d’un comportement étrange : tressautements, signes d’anxiété, etc. En réalité, drogué, il a une crise de panique.

R1 et R2 estiment qu’il est probable à 98% qu’il s’agisse d’un terroriste visant à se faire exploser au milieu de la foule.

Ils décident, à 14h37 et 13 secondes de lui tirer dessus au niveau des deux coudes, le neutralisant et le blessant gravement.

Finalement, l’individu en question, certes fiché S, n’avait rien fait de mal et était juste drogué.

Avec la participation de :

  • Christian Charrière-Bournazel, ancien Président du Conseil National des Barreaux, ancien Bâtonnier de Paris;
  • Myriam Quémener, Magistrat, Docteur en Droit ;
  • Alain Bensoussan, Avocat à la cour, Alain Bensoussan Avocats Lexing, Président fondateur de l’Association Française de Droit des Robots (ADDR).

Technolex

Pour consulter le programme :

https://www.technolex.eu/programme-technolex/

Pour s’inscrire :

http://www.serda.com/content/technolex-inscription-28-novembre-2018-coll%C3%A8ge-des-bernardins

La révolution Digital Workplace

Conséquence de l’évolution des usages et de l’émergence de nouvelles technologies (réseau, mobile, cloud, etc.), la digital workplace, héritière de nos bons vieux intranets, se fait une place au soleil, au gré de la transformation numérique des organisations. Elle promet un nouvel environnement de travail centré sur l’utilisateur et porte en elle beaucoup d’espoirs en termes de productivité, de collaboration et de bien-être au travail.

Comment définir la digital workplace ? Si la définition varie d’un spécialiste à l’autre, pour Ahmed Abdelghani, responsable du pôle d’expertise digital workplace d’Umanis, cela correspond à “l’environnement numérique d’un collaborateur au sein de l’entreprise avec plusieurs outils dedans”. Perçue comme une évolution naturelle du poste de travail, la digital workplace comprend, en effet, l’ensemble des technologies (actuelles et à venir) nécessaires pour que les collaborateurs puissent travailler efficacement. Ce qui passe par la disponibilité d’une brique documentaire, d’une messagerie instantanée, la possibilité de créer des groupes de travail, un moteur de recherche, un annuaire, un réseau social interne, des outils collaboratifs et, bien entendu, des applications métier (bureautique, comptabilité-gestion, CRM, etc.). La digital workplace désigne ainsi tous les outils permettant de mieux collaborer, d’échanger de l’information de manière fluide et d’éviter les goulots d’étranglement.

Une solution tout-en-un

Si la grande majorité des organisations utilise déjà certains de ces outils, par souci de cohérence, d’homogénéité et d’adhésion des collaborateurs, il est préférable d’opter pour une solution globale capable de tout agréger. Soit, un véritable poste de travail tout-en-un avec un accès unique et différentes briques technologiques disponibles. C’est aussi par là que passe la transformation digitale des organisations, à l’heure du cloud, des connexions distantes et de la mobilité. “Il faut évoluer vers plus de facilité dans le travail”, souligne Ahmed Abdelghani. Les solutions de digital workplace doivent s’inscrire pleinement dans cette transformation et permettre de travailler plus efficacement, à tout moment et en tout lieu, y compris en mobilité. “Mobile first, cloud first”, claironne d’ailleurs Microsoft depuis plus de trois ans. “Les entreprises ont compris que si elles continuaient à travailler avec des méthodes archaïques (en utilisant uniquement le mail et un serveur pour le stockage, par exemple), elles risquaient de se laisser distancer”, ajoute le digital workplace practice manager d’Umanis.

La conduite du changement

Cette transformation des méthodes de travail passe d’abord par la conviction du management, puis par la formation et l’évangélisation. “Il est important de casser les silos entre directions et équipes, précise le consultant. L’organisation de l’entreprise ne doit pas être trop pyramidale. Pour évoluer, elle a besoin de plus de transversalité et de casser les barrières physiques et organisationnelles”. Faire de la rétention de documents, c’est fini. On est dans la conduite du changement.

La digital workplace pour quoi faire ?

Reste que les solutions disponibles aujourd’hui sur le marché sont tellement riches, que l’utilisateur en a presque trop pour son argent. “La principale préoccupation n’est pas d’installer l’outil, mais qu’il soit utilisé”, indique Ahmed Abdelghani. Pour cela, il est impératif de travailler sur les usages, d’identifier ce que fonctionne moins bien et de changer les méthodes de travail. L’adoption doit se faire progressivement. La digital workplace permet à tous les collaborateurs de parler le même langage et toutes les organisations viennent y chercher la même chose : une plus grande ouverture et du collaboratif. Citrix, Facebook Workplace, Google, IBM, Jalios, Office 365, Slack, Trello, WiMi ou encore Wrike, toutes ces solutions font partie de la digital workplace. Mais inutile de confronter et de comparer ces différents outils : s’ils sont bien en concurrence sur certaines briques fonctionnelles, ils ne le sont absolument pas sur d’autres.

User Experience

En revanche, la multiplication des outils de ce type peut avoir pour conséquence directe une mauvaise “expérience utilisateur”. Ce qui va à l’encontre de la digital workplace. “Le problème, c’est qu’il est impossible de tout faire avec un seul outil”, concède le spécialiste d’Umanis. Aucun outil n’est capable de tout faire. Sans compter qu’à force d’ajouter des fonctions, les plateformes de digital workplace sont de plus en plus compliquées à utiliser.

Le choix d’une solution doit donc se faire en fonction des besoins et de l’usage à adresser.

Attachement et fidélisation

Les avantages à mettre en oeuvre la digital workplace sont pourtant multiples. Cela permet notamment d’attirer et de retenir les talents. En effet, selon une étude Deloitte, les stratégies de digital workplace contribuent clairement à fidéliser les collaborateurs. Leur niveau de satisfaction serait même corrélé à la part de travail effectuée en mode collaboratif. 64 % des collaborateurs seraient même prêts à opter pour un travail moins bien payé, s’ils pouvaient faire du télétravail…

La technologie au coeur des stratégies de digital workplace

La mise en place de solutions bureautiques dans le cloud peut aussi permettre de diminuer les coûts en réduisant de manière ciblée le nombre de licences sur les postes. Il est aussi question de hausse de la productivité. En effet, la collaboration sociale au sein de l’entreprise est un facteur d’enrichissement et d’accélération des processus standards de l’entreprise. Réduction du temps de traitement, meilleure efficacité, meilleur partage des connaissances, meilleure implication des équipes, la digital workplace n’a finalement que du bon. Et ce, même si la technologie n’est pas le point central de cette stratégie, mais un simple “facilitateur”.

La culture d’entreprise

La culture d’entreprise, principal obstacle au déploiement de la digital workplace ? Malgré ces bienfaits, le “Digital workplace report : transforming your business” publié par Dimension Data révèle que 60 % des entreprises européennes n’ont toujours pas défini de stratégie claire sur le déploiement des nouvelles technologies sur le lieu de travail et la création d’une digital workplace. « Bien souvent, la technologie et la culture d’entreprise inhibent l’évolution des habitudes de travail au lieu de les encourager », note d’ailleurs Krista Brown, vice-présidente en charge de l’informatique des utilisateurs finaux chez Dimension Data. Les participants à l’étude indiquent que la principale barrière à une adoption réussie de nouvelles habitudes de travail réside dans les technologies d’information et de communication mises en place, ainsi que dans des problématiques d’ordre organisationnel. “La complexité de l’infrastructure informatique existante peut, en effet, constituer une entrave majeure à la mise en œuvre de nouveaux outils de collaboration et de productivité, qui sont pourtant essentiels à la flexibilité du travail, ajoute Krista Brown. Les transformations sont réussies lorsque le service informatique travaille main dans la main avec les différents chefs de service”.

La digital workplace ne se résume donc pas à une simple réorganisation du travail. Il s’agit d’un véritable projet d’entreprise. D’abord parce que le bureau physique évolue, que les espaces de travail deviennent plus ouverts et que les usages se modifient en profondeur. Ensuite, parce que la digital workplace a tendance à gommer la frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Il convient dès lors de fixer des règles.

Pour approfondir, venez assister à Technolex 2018
Atelier n° 3, le mercredi 28 novembre 2018 matin.

Par Eric Le Ven, journaliste Archimag

Photo : Crédit : DR

Hôpitaux : la dématérialisation en ordre dispersé

Entretien avec Caroline Buscal, consultante experte spécialiste de la gouvernance de l’information chez Serda Conseil, sur la dématérialisation des hôpitaux français. Caroline Buscal animera l’Atelier Santé lors de l’édition 2018 de Technolex 2018.

Où en sont les hôpitaux français dans le domaine de la dématérialisation ?

À ce jour, on note deux grands axes d’entrée dans la dématérialisation. Le premier est un axe administratif qui recouvre la chaîne de facturation financière à travers le protocole PESV2, la recherche d’économie, la rationalisation et la réduction des délais de remboursement. La majorité des hôpitaux s’est engagée sur cet axe et est en passe de parvenir à de bons résultats.

Le deuxième axe d’entrée concerne l’archivage médical et notamment le dossier du patient dans toute sa complexité : résultats de laboratoire, radiographies, documents par spécialités médicales, correspondance… Cet axe est moins avancé que le premier. Mais c’est aussi celui qui est identifié comme étant le plus à même de créer de la valeur ajoutée.

Les hôpitaux doivent-ils gérer un double flux de documents papier et de documents nativement numériques ?

En effet. Le flux de documents papier est produit, entre autres, par le patient qui vient à l’hôpital avec des documents physiques comme une lettre de médecin ou des résultats d’examen. Dans le même temps, le DPI (dossier patient informatique) contient de nombreuses informations numériques : dossiers de radiographies, résultats de laboratoires, passages du patient… La difficulté est d’associer ces deux flux. Les établissements hospitaliers ont des difficultés à créer un tout cohérent et accessible à partir de différents ensembles d’informations.

Quels sont les métiers les plus impactés par la dématérialisation ?

Les informaticiens et les archivistes sont certes impactés par la dématérialisation, mais, au final, la population la plus impactée est celle des équipes soignantes (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes…) ainsi que les secrétariats médicaux. Le secrétariat médical est en effet souvent au cœur de l’articulation entre les équipes soignantes et les archivistes. De plus, ce sont les secrétaires médicales qui doivent numériser les documents physiques apportés par les patients.

Imaginez un important CHU (centre hospitalier universitaire) de Strasbourg, Bordeaux ou Lille : ce sont près de 650 personnes qui sont impactées par la dématérialisation ! Cela implique un vrai changement dans les pratiques quotidiennes des équipes de santé.

Y a-t-il une injonction du ministère de la Santé pour inciter les hôpitaux à la dématérialisation ?

L’Anap (Agence nationale d’appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux) donne des orientations et fournit des bonnes pratiques. Il y a donc une volonté institutionnelle d’aller dans ce sens. Mais, dans la réalité, chaque situation est particulière. Je suis frappée de constater que les hôpitaux s’observent beaucoup les uns les autres afin de comparer leurs pratiques et partager leurs expériences. Ce partage d’expérience est une réaction plutôt saine.

Quelle est la législation en matière d’archives médicales ?

Cette législation est bicéphale. Elle relève d’abord du Code du patrimoine et des agréments délivrés par le ministère de la Culture. Elle relève ensuite de la législation spécifique du domaine de la santé et du Code de la santé publique. Ce dernier décrit très précisément ce que le dossier médical doit contenir. Il fournit une ossature a minima des éléments composant le dossier médical. Il n’est pas possible d’inventer une façon de traiter l’information totalement différenciée d’un hôpital à l’autre.

Il existe également le fameux décret du 4 janvier 2006 sur l’hébergement des données de santé. Ce document a fait couler beaucoup d’encre chez les archivistes et dans les hôpitaux puisque l’un de ses articles a révisé la durée de conservation du dossier médical. Cette durée de conservation a été harmonisée et fixée à 20 ans à la date du dernier passage du patient. Auparavant, cette durée de conservation était extrêmement diversifiée et dépendait des pathologies ! Mais comment évaluer le dernier passage du patient ? S’agit-il du dernier passage en consultation ? S’agit-il du dernier passage en hospitalisation ? Aujourd’hui, il existe une vraie difficulté dans la traçabilité. L’ossature à 20 ans interroge un certain nombre d’établissements hospitaliers qui trouvent ce délai globalement court. D’autant plus qu’il existe une obligation d’obtenir l’accord de la commission médicale d’établissement avant de détruire un dossier médical. Il faut donc une double autorisation : celle des médecins et celles des archives publiques. À ce stade, les archives départementales peuvent recommander un versement aux archives définitives d’un échantillon de dossiers. La mise en œuvre de la législation est donc complexe.

Les fonctions archivage et documentaires des solutions actuelles sont-elles bien assurées ?

Le dossier médical du patient sera de plus en plus numérique et composé de fichiers nativement numériques. Nous allons donc nous retrouver avec des systèmes d’information qui ressembleront à un assemblage de briques. La première brique est composée du DPI qui est l’outil gérant tous les passages du patient. Mais cet outil ne dispose pas de fonctions d’ECM, de Ged et d’archivage électronique. Il s’agit plutôt d’une base de données extrêmement sécurisée, très structurée en termes d’accès et qui respecte les règles du secret médical. Cet outil n’a pas vocation à avoir des fonctions documentaires. Les fonctions de recherche et d’archivage électronique à valeur probante ne se trouvent clairement pas dans ces outils.

Soit il faut enrichir les outils existants, ce qui ne semble pas être l’axe privilégié par les éditeurs de logiciels. Soit il faut ajouter à cet outil une brique d’ECM dotée d’importantes fonctions de stockage. À cet égard, on voit des acteurs comme Hitachi se pencher sur le sujet. Cet ajout entraînera de nombreuses améliorations : archivage à valeur probante, fonctions de cycle de vie du document, fonctions de records management, fonctions de recherche…

Pour approfondir le sujet, venez assister à Technolex 2018
Atelier n° 4, le mercredi 28 novembre 2018 matin.

E-administration : l’Etat innove

L’État pousse de plus en plus loin la modernisation de son administration. Au-delà de la dématérialisation, les projets sont nombreux, déjà lancés pour certains, et avec une montée en puissance par étapes. L’objectif est d’atteindre 100 % de services publics dématérialisés d’ici 2022, un calendrier très serré. Pour relever le défi, il fallait que l’administration adapte sa façon de travailler. La direction interministérielle du numérique et du système d’information et de communication (Dinsic) donne le ton et diffuse méthodes et outils. Approche start-up et intrapreunariat sont aussi à l’œuvre. Des applications cartonnent !

Emmanuel Macron s’est fixé un objectif : 100 % des services publics devront être dématérialisés à l’horizon 2022. Un pari audacieux qui ne sera pas facile à tenir. À ce jour, 80 % des démarches administratives sont encore réalisées sur papier ! « Les usagers perdent du temps à remplir et envoyer des formulaires et doivent souvent fournir à l’administration des informations dont elle dispose déjà », reconnaît-on au secrétariat d’État en charge du Numérique ; de leur côté, « les agents perdent du temps à ressaisir les mêmes informations, à corriger les erreurs, et font face aux piles de papier qui s’entassent ». On mesure alors le chemin qu’il reste à parcourir pour parvenir à l’ambition du président de la République.

Pour autant, il existe des raisons d’être optimiste, car le chantier de l’e-administration avance. Du côté de l’État et des collectivités, les réalisations se multiplient dans quasiment tous les domaines (santé, enseignement, emploi…) ; du côté des citoyens, la migration vers le numérique est une réalité. En 2017, deux Français sur trois (67 %) ont déjà réalisé une démarche administrative en ligne (contre 22 % en 2005). Ce taux atteint même les 90 % chez les diplômés du supérieur ou les 25-39 ans. Ces chiffres doivent cependant être analysés avec prudence, car des catégories de citoyens restent en dehors du tout numérique (voir encadré).

Comment économiser 100 millions d’euros ?

Six mois après le lancement du projet « Action publique 2022 » par Édouard Philippe, où en sont « les services publics performants et efficaces » voulus par le Premier ministre ? Un nouveau service en ligne dédié à la dématérialisation des démarches vient d’être mis à disposition des acteurs publics (administrations d’État, collectivités territoriales, établissements publics…). Baptisé Demarches-simplifiees.fr, ce kit de développement rapide de services en ligne permet de dématérialiser les démarches encore gérées sur papier. Il se présente sous la forme d’une application en ligne prête à l’emploi et est connecté à de nombreux services de « l’État plateforme » : France Connect, API Entreprise, API Géo et BAN.

Grâce à ce nouvel outil, 500 nouvelles démarches administratives devraient être accessibles en ligne dès cette année.

Au secrétariat d’État du Numérique, on fait valoir que le kit Demarches-simplifiees.fr va permettre d’amortir considérablement le coût du passage à l’e-administration : « Dématérialiser une démarche peut coûter quelque 100 000 euros. Ainsi, développer 1 000 démarches sans avoir recours à Demarches-simplifiees.fr coûterait à l’État et au contribuable 100 millions d’euros ».

Au mois d’avril 2018, l’outil comptait 288 administrations partenaires : ministère de la Transition écologique, région Île-de-France, préfecture de la région Rhône-Alpes…

« Dites-le-nous une fois ! »

Une autre application, à destination directe des usagers celle-ci, poursuit son déploiement rapide : France Connect. Ce bouton qui apparaît sur de nombreux sites du service public permet de s’identifier une fois pour toutes. « Plus besoin de mémoriser de multiples identifiants et mots de passe » expliquent les auteurs du projet France Connect. Au mois de mars 2018, ce service était utilisé par 3,7 millions de personnes.

Au-delà de ce bouton d’accès unique, France Connect proposera bientôt un tableau de bord des services publics en ligne. Tout citoyen pourra y déposer un avis et évaluer la qualité de service. Ce tableau de bord sera lancé d’ici le 30 juin 2018.

Quant à France Connect Plateforme, il s’agit d’un système d’échange sécurisé de données entre administrations. Objectif : les administrations s’échangeront directement les informations et pièces justificatives (une attestation fiscale par exemple) sans avoir à les redemander aux usagers. À la Dinsic, qui pilote ces projets, on souhaite ainsi promouvoir le principe du « dites-le nous une fois » et faciliter les relations toujours passionnelles entre les Français et leur administration.

Un calendrier très serré d’ici 2022

Malgré ces réalisations et les nombreux projets en cours, l’objectif d’atteindre 100 % de dématérialisation des services publics en 2022 n’est pas tenable. C’est d’ailleurs ce que sous-entend le programme Action publique 2 022 qui préfère évoquer un objectif plus raisonnable : « Tendre vers 100 % de démarches administratives numérisées à l’horizon 2022 ». La nuance est importante. Le calendrier est en effet très serré et les administrations devront résoudre un problème délicat : que faire des milliers d’applications métier qui se sont accumulées depuis une trentaine d’années ?

Dans un courrier envoyé aux membres du gouvernement, Edouard Philippe a demandé à chaque ministre de présenter « un plan de transformation ministériel pour arbitrage ». Ces plans seront communiqués en conseil des ministres dans les semaines qui viennent.

Pour approfondir, venez assister à Technolex 2018
Atelier n° 6, le mercredi 28 novembre 2018 matin.

Par Bruno Texier, Journaliste Archimag

Les données, nouvel eldorado ?

L’explosion quantitativement phénoménale du Big data ouvre une véritable mine d’or pour tous les acteurs ayant accès d’une manière ou d’une autre aux données ainsi collectées et stockées. Se pose alors la question du statut des données : à qui appartiennent celles qui sont collectées, conservées, transférées, modifiées ou interprétées par une multitude d’acteurs ?

Quant à ces données traitées, comparées et « transformées », appartiennent-elles à celui qui a réalisé la comparaison ou deviennent-elles la propriété de ceux qui ont produit ou fourni les données qui ont été à la base de cette comparaison ? Et surtout, les internautes peuvent-ils se les réapproprier ?

Se réapproprier ses données

Sont-elles des éléments susceptibles de faire l’objet d’un commerce ? Si oui, quels sont les règles juridiques qui régissent la commercialisation de ces données ?

Voilà quelques-unes des très nombreuses questions que soulève le statut juridique de la donnée, à quelques mois de l’entrée en vigueur du RGPD qui marque un tournant majeur dans la régulation des données personnelles et va imposer aux entreprises d’assumer leur pleine et entière responsabilité sur les données qu’elles traitent.

Les Français préoccupés par l’utilisation de leurs données personnelles

Un récent rapport du CSA démontre que de plus en plus de Français s’interrogent sur l’utilisation faite et de leurs données personnelles.

Dans son enquête menée en 2017 intitulée “les Français et la protection de leurs données personnelles”, le CSA (Consumer Science Analytics) souligne “une sensibilisation accrue des Français au sujet de leur données personnelles.” Ainsi, en 2017 “85% des Français se disent préoccupés par la protection de leurs données personnelles en général”, en 2014, ils n’étaient que 81%. Autre révélation importante, les jeunes (18-24 ans) sont de plus en plus attentifs à la protection de leur données puisqu’ils sont 93% à avoir déclaré se sentir “préoccupés par la protection de leurs données en ligne, dont 43% d’entre eux se disent très préoccupés.”

Cette préoccupation se traduit même dans les comportements, puisque “86% des Français utilisent un mot de passe pour leur ordinateur professionnel (+8 pts vs 2014), 76% pour leur ordinateur personnel (+7 pts), 73% pour leur téléphone mobile (+ 9 pts), 61% pour leur tablette tactile (+10 pts).”

Les plus jeunes davantage sensibles à leur e-réputation

Les Français sont aussi de plus plus nombreux à faire attention à leur ‘e-réputation’ puisque 33% d’entre eux ont déjà tenté d’effacer des données les concernant sur internet. Ce souci de e-réputation est davantage présent chez les jeunes, “près de 75% des 18-24 ans déclarent rechercher régulièrement sur le net des informations associées à leurs nom et prénom.”

61% des jeunes ont d’ailleurs déjà tenté d’effacer des données indésirables les concernant sur le web. Le rapport décèle aussi quelques mauvaises pratiques en augmentation : “la grande majorité des Français (74%) utilise un seul et même mot de passe pour ses comptes et espaces en ligne, une pratique en augmentation (+5 pts vs 2014).”

Enfin, les Français font davantage confiance aux banques (53%) pour protéger leurs données qu’aux réseaux sociaux qui ne récoltent que 10% de leur confiance.

donnée, à quelques mois de l’entrée en vigueur du RGPD qui marque un tournant majeur dans la régulation des données personnelles et va imposer aux entreprises d’assumer leur pleine et entière responsabilité sur les données qu’elles traitent.

L’Internet est un lieu de liberté mais pas de non-droit

Les réseaux sociaux, la course à l’information, le déballage médiatique, autant de critères du nouveau monde 2.0, qui mettent à mal notre E-réputation. La société Net Wash a créé un outil dédié aux avocats, outil d’aide à la réhabilitation de l’image de leur clients dénigrés.

Stéphane Alaux, directeur commercial chez Net Wash, l’a bien compris : « Une affaire n’est jamais gagnée à 100% tant qu’elle reste visible sur le net ».

Le droit à l’oubli est destiné à permettre de demander la suppression partielle ou complète de résultats de recherche sur internet jugés inappropriés.
Dans les faits, 99 % des personnes dénigrées sur la toile, le restent, y compris après avoir été judiciairement restituées dans leur honneur.

Net Wash, société spécialisée dans la protection de l’image de marque digitale, a développé une gamme de services allant de la prévention au « nettoyage » , solutions de suppression de mauvaise réputation sur Google ou autres médias digitaux.

Net Wash, partenaire privilégié de l’avocat, présent lors de la dernière Convention nationale des avocats, a créé un outil spécifique pour la profession d’avocat grâce à trois experts qui répondent au quotidien à toutes leurs questions.

Un service pertinent auquel tout avocat peut avoir recours pour répondre à la demande de son client.

https://www.net-wash.fr/experts-e-reputation-netwash/avocat-e-reputation-lyon-paris-geneve/

Copyright © 2018 TechnoLex - Crédit Photo