La fin du document ?

Par Pierre Fuzeau, Coprésident du Groupe Serda-Archimag, Ancien président de l’Afnor CN 46

Aujourd’hui, on parle de data ou de métadonnées plus que de documents. En outre, avec le travail collaboratif, on a affaire à plusieurs auteurs et de multiples versions. Dès lors, est-ce la fin du document ? Un expert donne son point de vue, en introduisant les notions de traces, de conservation et de gouvernance. Que dit-on du document aux étudiants ? Une professeure à l’INTD-Cnam répond. Ged à l’usage des documentalistes et éditique : les éditeurs parlent-ils encore de document ? Vers quoi font-ils évoluer leurs solutions ? Dans un monde digital, un nouveau portrait du document se dessine.

Le document fait aujourd’hui l’objet de deux types d’attente, non exclusif l’un de l’autre :
– d’une part, il se doit d’être fiable, authentique, intègre, utilisable et donc digne de confiance ;
– d’autre part, il est source de réutilisation, complète ou en partie, de rebond pour enrichir la connaissance, d’intermédiation entre plusieurs champs de compétences ou de connaissances, etc. ; il fournit les informations nécessaires aux traitements via ou non des algorithmes d’intelligence artificielle. Il faut donc que les données soient indexables, recherchables, extractibles et récupérables.

Pas de document sans plateforme

De fait, lorsque l’on parle de document intelligent, on pense d’abord au document collaboratif. Son cadre est celui d’une plateforme ou d’un espace collaboratif, par exemple Microsoft Office 365 ou G Suite de Google via aujourd’hui du Googlebook, où l’utilisateur agglomère remarques, suggestions, commentaires, propositions, validations et contributions pour concevoir un contenu qui a du sens dans un format. Le journal – historisation – devient alors le pivot qui contribue à donner du sens au document et à son contenu. Envisager le document sans sa plateforme devient donc compliqué ou réducteur, voire parfois impossible !

Des faisceaux de données

Mais une zone de flou apparaît entre ce que l’on appelait avant le document original et une copie. La frontière entre les deux semble maintenant flexible, voire inexistante. Cela nous mène à des notions de convergence ou de faisceau de fiabilité. Un document “autoporteur”, par exemple un original papier, n’est plus suffisant. Un document disposant et mettant en jeu des faisceaux de données devient nécessaire pour concourir à la confiance souhaitée.
Ainsi, le document intelligent est constitué d’un ensemble de données et est surtout associé à un ensemble de métadonnées, par exemple, une signature électronique avec un certificat permettant de vérifier l’engagement ou le consentement du signataire, des données de connexion, d’IP, d’accès, d’utilisation, avec horodatage, enregistrées dans les journaux des serveurs…

Multitude de métadonnées à maintenir

Ce n’est donc plus le document qui est essentiel, mais bien la multitude de métadonnées qu’il est nécessaire de maintenir autour de lui ou de la donnée pour que l’utilisateur puisse accéder, faire valoir ses droits, protéger sa vie personnelle (comme par exemple ses données personnelles qui devraient être anonymisées ou pseudonymisées selon le type de demande, le besoin poursuivi et le moment).

Hybridation papier et numérique

Nous assistons à une hybridation, à une liaison entre les documents papier et le numérique. Par exemple, telle affiche dans le métro comporte un QR code, des formulaires papier contiennent un code barres destiné au traitement automatique dès leur retour en tant que documents ou données réentrantes, etc. Cela répond à des usages par des générations différentes de mêmes données, à des recherches de gains économiques (éviter les ressaisies) et aussi au souhait de faciliter l’expérience utilisateur.

Ere de la trace

Mais que faire quand on dispose d’une gestion électronique de documents (Ged) et que l’on doit encore gérer des documents papier originaux ? L’hybridation reste d’une gestion encore assez complexe. L’enjeu devient : faut-il encore investir dans l’hybride ou plutôt attendre la résorption du support physique ?
Le besoin fonctionnel et technique pour le document devient en conséquence le besoin de préserver la création, la maintenance et la conservation des métadonnées de toute nature. Il s’agit donc bien maintenant de gérer des big data, car nous sommes entrés dans l’ère de la trace. Du coup, la trace n’est-elle pas parfois à préserver en priorité, et avant même le document lui-même ?

Gouvernance de l’information électronique

Le document intelligent s’inscrit naturellement dans une logique de gouvernance de l’information, sujet central obligatoire dès lors qu’on parle de données produites ou reçues par un particulier ou une organisation publique ou privée. Ici, on doit répondre à de nombreuses questions pour construire le cadre général de confiance autour de la donnée, du document et des métadonnées convergentes.
Cette gouvernance ne peut plus être gérée ou mise en place par les mêmes profils qu’auparavant : les data protection officers (DPO), anciennement ou correspondants informatique et libertés (Cil), les archivistes électroniques, les records managers, les gouverneurs de données, les gouverneurs de métadonnées, les blockchainers, etc. sont encore plus à même de gérer ces documents intelligents.

Un préalable de la gestion documentaire

Soulignons enfin le fait que les bonnes pratiques de la gouvernance des données et celles de la production des documents intelligents ont un impact réducteur immédiat et direct sur la production et l’archivage des documents stricto sensu au bénéfice du traitement des métadonnées et autres traces produites. L’intelligence de plus en plus riche des documents a pour conséquence que la gouvernance des traces, métadonnées et données est un préalable de la gestion documentaire d’aujourd’hui.

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Atelier n° 6, le mercredi 28 novembre 2018 matin.

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